Política de Privacidade
Introdução
Para a ActiveSource a privacidade e proteção dos seus Dados Pessoais é muito relevante. A ActiveSource manifesta o seu firme compromisso de cumprir a legislação em vigor em cada momento e de tratar os seus dados pessoais em conformidade com a presente política de privacidade.
A ActiveSource reserva-se o direito de modificar a Política de Privacidade em função de novas exigências legais e/ou regulamentares, por motivos de segurança ou com a finalidade de adaptar a referida Política às instruções das autoridades de controlo em matéria de proteção de dados.
Quem é o responsável pelo tratamento dos seus dados?
A responsável pelo tratamento dos Dados Pessoais é a ActiveSource, com sede social na Rua de S. Bento, n.º 375, 1.º andar, sala C, 4770-222 Joane, titular do número de identificação de pessoa coletiva 509770444. O titular dos dados poderá contactar a ActiveSource, através dos seguintes meios:
- Tel.: +351 252 042 394
- Endereço de correio eletrónico: rgpd@activesource.pt
Que dados recolhemos, como os utilizamos, com que fundamento e onde os armazenamos?
A ActiveSource recolhe diversos tipos de Dados Pessoais em função das diferentes finalidades, recolhendo nomeadamente os seguintes:
Nome completo/ Data de nascimento/ Endereço de correio eletrónico/ Número de telefone/ Morada/ Número do Cartão de Cidadão/ NIF/ NISS/ NIB.
As finalidades do tratamento dos Dados Pessoais são as seguintes:
a) Execução do Contrato de Trabalho: A ActiveSource utiliza os seus dados pessoais para poder elaborar o contrato de trabalho e proceder à comunicação da relação laboral, nomeadamente, à Segurança Social, à Autoridade Tributária, à empresa que a ActiveSource tenha selecionado para proceder à higiene e segurança no trabalho; à instituição financeira selecionada para proceder à transferência dos salários e outras remunerações; à seguradora selecionada para efeitos de seguros obrigatórios e/ou facultativos (acidentes de trabalho e doença).
b) Comunicação: a ActiveSource poderá utilizar a sua morada, o seu endereço de correio eletrónico ou número de telefone, para comunicar consigo, nomeadamente, para divulgação de Newsletter sobre as atividades desenvolvidas pela ActiveSource, bem como para divulgação de produtos vendidos pela ActiveSource e promoções ou descontos associados aos mesmos.
c) Recrutamento: a ActiveSource durante o processo de seleção de pessoal e recrutamento procede à recolha e tratamento de dados pessoais dos respetivos candidatos. Os dados pessoais tratados serão os constantes da ficha de candidatura e o Curriculum Vitae, bem como todos os dados pessoais que espontaneamente decida transmitir, incluindo mas sem limitar, o nome, idade, sexo, fotografia, dados de contacto (endereço de correio eletrónico e número de telefone), informações sobre educação, histórico de emprego, estatuto de imigração (no caso de necessitar de uma autorização de trabalho).
Pode cancelar a receção da Newsletter bem como de quaisquer outras comunicações acima identificadas a qualquer momento, utilizando para tal o email supra identificado.
Com exceção do tratamento para a finalidade de fornecimento de produtos e serviços (tratamento necessário para a execução de um contrato), recolha de dados biométricos e de tratamento no âmbito dos processos de recrutamento, nos quais o tratamento se baseia no interesse legítimo da ActiveSource, a base jurídica do tratamento de dados é o consentimento dos titulares.
Os dados recolhidos serão guardados pelo período necessário à prestação do serviço ou durante a vigência do contrato (no caso de ser nosso cliente) e não serão transmitidos ou transferidos a quaisquer terceiros que não os subcontratantes definidos como Parceiros ActiveSource e outras empresas autorizadas que trabalhem em nosso nome para as finalidades descritas nesta política. Por exemplo, as empresas contratadas para prestar serviços de suporte ao cliente ou ajudar na proteção e segurança dos nossos serviços e sistemas podem necessitar de acesso aos dados pessoais para desempenhar essas funções. Nestes casos, estas empresas devem cumprir formalmente os nossos requisitos de privacidade de dados e segurança e não têm permissão para utilizar os dados pessoais que lhes possamos fornecer ou a que possam ter acesso, para qualquer outra finalidade que não aquela pela qual foram contratadas.
A ActiveSource utiliza dados de terceiros ou tem práticas específicas em sistemas desenvolvidos?
Os dados pessoais de terceiros inseridos nos nossos sistemas pelos nossos clientes, são da inteira responsabilidade dos nossos clientes. A ActiveSource garante a segurança e confidencialidade destes dados, mas não é responsável pela legitimidade de tratamento dos mesmos.
A ActiveSource lembra os seus clientes que também possuem responsabilidades no âmbito da proteção de dados ou no atendimento dos direitos dos titulares desses dados, nomeadamente através da utilização das funcionalidades desenvolvidas nos nossos produtos.
A ActiveSource não pode e não procederá ao atendimento de solicitação de direitos de titulares terceiros cujos dados foram introduzidos pelos nossos clientes. Nestes casos, o titular deverá contactar diretamente com o responsável pelo tratamento dos dados (controller).
Os seus dados estão seguros com a ActiveSource?
A ActiveSource tomou as medidas técnicas e organizacionais necessárias para proteger, de forma adequada, os seus dados relativamente a processamento e acesso não autorizado.
A ActiveSource desenvolve todos os esforços razoáveis adequados para evitar a utilização não autorizada ou ilegal dos dados pessoais bem como a sua perda, destruição ou danificação. No entanto, nunca é possível fornecer uma garantia absoluta relativamente à segurança dos dados pessoais. Por esse motivo, a ActiveSource irá informar prontamente os sujeitos envolvidos e as respetivas autoridades competentes (nos prazos legalmente exigidos), sempre que ocorra alguma violação ou incidente de segurança.
A ActiveSource protege a segurança dos dados pessoais através dos seguintes meios:
- uso de encriptação com certificado em toda a informação de websites e seus produtos cloud;
-implementação de uma política de segurança interna que abrange os processos de controlo de acesso, configuração, armazenamento, cópia de segurança, suporte, transmissão, auditoria, atualização da infraestrutura tecnológica e uma forte política de autenticação;
-compromisso de confidencialidade por parte dos seus colaboradores e subcontratados e que estes últimos só atuam de acordo com as instruções recebidas, através da formalização de um contrato ou outro normativo válido, com as mesmas obrigações em matéria de proteção de dados que as impostas à ActiveSource;
-formação constante aos seus colaboradores.
Cabe também aos utilizadores cumprir com as suas responsabilidades no que diz respeito à sua própria segurança, nomeadamente:
· procedendo à utilização de passwords fortes;
· não divulgação da password a qualquer outra pessoa;
· não utilizar as mesmas credenciais em diferentes serviços.
Ainda que tenhamos implementado um conjunto de medidas razoáveis de segurança para proteger a sua informação, a Internet é um sistema aberto e não podemos garantir a segurança da informação que nos transmite por este meio. Qualquer transmissão que nos faça é feita pelo seu próprio risco e é da sua responsabilidade garantir que qualquer dado pessoal que nos envia é feito de forma segura.
Quem são os destinatários dos seus dados?
A ActiveSource poderá subcontratar outras empresas para a prestação de determinados serviços, como será o caso de serviços de assessoria fiscal, contabilística e jurídica, seguros, formação, desenvolvimento de sistemas informáticos e de comunicação, ou manutenção do website. Nestes casos, estas empresas terceiras poderão necessitar de aceder a certa informação e dados dos titulares dos dados. A ActiveSource garante que, em tais casos, estes terceiros terão um acesso limitado à informação dos titulares dos dados, restringido unicamente àqueles dados necessários para a execução das tarefas contratadas. Garante ainda que foi outorgado um contrato entre as partes no qual se regula a proteção dos Dados Pessoais e onde estas empresas terceiras se obrigam a não revelar, por qualquer forma, os Dados Pessoais, nem a utilizá-los para fins distintos da prestação dos serviços contratados.
Da mesma forma, a ActiveSource poderá comunicar os seus Dados Pessoais, quando assim seja determinado por lei, no âmbito de um processo judicial ou no âmbito de investigações de atividades suspeitas.
Onde armazenamos os seus dados?
A ActiveSource guarda em servidores que se encontram em ambiente seguro, protegidos de acessos não autorizados, uso ou divulgação, os Dados Pessoais que o titular dos dados fornece.
A ActiveSource adota os procedimentos técnicos, eletrónicos e organizativos necessários e adequados a garantir a segurança dos seus Dados Pessoais e a prevenir a sua perda, má utilização ou acesso indevido.
Salienta que apenas processará os seus dados para os fins para os quais foram recolhidos, nos termos previstos na presente Política de Privacidade.
A ActiveSource revê frequentemente as suas políticas de recolha, armazenamento e processamento de dados para garantir que apenas recolhe, armazena e processa a informação indispensável à prestação ou melhoria dos serviços.
A ActiveSource adota os procedimentos adequados para garantir que a sua informação é certa, completa e atual, mas depende do titular dos dados atualizar ou corrigir a sua informação pessoal quando necessário.
A ActiveSource não toma decisões automatizadas.
Quais são os seus direitos quando nos faculta os seus dados?
De acordo com a legislação aplicável, a ActiveSource compromete-se a respeitar a confidencialidade da sua informação de caráter pessoal e garantir o exercício dos seus direitos, nomeadamente:
a) direito a ser informado: os nossos trabalhadores/clientes/fornecedores têm direito a obter informação clara, transparente e compreensível sobre a forma como a ActiveSource usa os seus Dados Pessoais;
b) direito de acesso: em complemento ao direito de informação, poderá aceder aos seus dados pessoais que tratamos e conservamos. Nestes casos, a ActiveSource facultar-lhe-á uma cópia dos dados pessoais que são objeto de tratamento. Além disso, quando o solicite através de meios eletrónicos, a informação será facultada num formato eletrónico de utilização comum;
c) direito de retificação: tem direito de retificar os seus dados pessoais se os mesmos estiverem incorretos, desatualizados ou se pretender completá-los. Para o fazer, pode contactar-nos para o email rgpd@activesource.pt;
d)direito de apagamento/direito a ser esquecido: pode solicitar-nos que eliminemos os seus dados, no entanto, por favor, tenha em consideração que este não é um direito absoluto, uma vez que podemos ter fundamentos legais ou outros interesses legítimos para a retenção dos seus dados pessoais;
d)direito de apagamento/direito a ser esquecido: pode solicitar-nos que eliminemos os seus dados, no entanto, por favor, tenha em consideração que este não é um direito absoluto, uma vez que podemos ter fundamentos legais ou outros interesses legítimos para a retenção dos seus dados pessoais;
e)direito de oposição, incluindo a marketing direto: pode eliminar a subscrição da Newsletter da ActiveSource ou optar por ser removido das nossas comunicações diretas de divulgação a qualquer momento. Para o efeito deverá comunicar-nos tal intenção para o email rgpd@activesource.pt;
f) direito de, a qualquer momento, retirar o seu consentimento para o tratamento de dados: pode retirar o seu consentimento ao tratamento de dados quando o referido tratamento for baseado no seu consentimento. A retirada de consentimento não afeta a legalidade do tratamento baseado no consentimento antes da respetiva retirada;
g) direito de apresentar uma queixa junto da CNPD: caso considere que o tratamento dos seus dados pessoais realizado pela ActiveSource viola a legislação de proteção de dados aplicável, poderá apresentar reclamação perante a Comissão Nacional de Proteção de Dados ("CNPD”). Não hesite em contactar-nos antes de apresentar qualquer queixa junto da CNPD;
h) direito à portabilidade dos dados: tem o direito de mover, copiar ou transferir os dados da nossa base de dados para outra;
i) direito à limitação do tratamento: tem direito a solicitar a restrição do tratamento dos seus dados nas seguintes situações: se contestar a exatidão dos dados, se o tratamento for ilícito e não quiser apagar os seus dados, mas apenas limitá-los, se os dados já não forem necessários à ActiveSource, mas necessários ao trabalhador/cliente/fornecedor ou se tiver exercido o direito de oposição acima referido, durante o período de tempo em que a ActiveSource analisa se os seus interesses legítimos para o tratamento prevalecem ou não sobre aquele direito.
Para solicitar o exercício de qualquer um dos direitos acima elencados, para além das formas especificamente referidas nas respetivas alíneas, poderá enviar uma comunicação dirigida para a morada acima identificada ou mediante envio de uma mensagem de correio eletrónico para o endereço de email também supra referido, endereço que poderá utilizar igualmente no caso de nos querer colocar alguma questão relativamente à presente Política de Privacidade.
Por quanto tempo armazenamos os seus dados?
Só guardamos os Dados Pessoais pelo tempo necessário para atingir a finalidade para a qual os mesmos foram recolhidos, para responder às suas necessidades ou para cumprir com as nossas obrigações legais.
Para determinar o período pelo qual guardamos os seus dados, usamos os critérios referidos infra. Caso se apliquem vários critérios simultaneamente, conservaremos os seus dados pessoais nos termos do critério que implicar a conservação dos seus Dados Pessoais pelo maior período de tempo.
a) Quando efetuar um contrato de trabalho, conservaremos os seus dados pessoais durante a vigência da nossa relação contratual, bem como durante o prazo de dez anos após a cessação da mesma, sem prejuízo do cumprimento de obrigações legais do responsável do tratamento.
b) Quando tenha consentido no envio da nossa newsletter, conservaremos os seus dados pessoais até que anule a subscrição ou nos peça para a eliminar.
c) Relativamente às recolha de dados biométricos dos trabalhadores conservaremos os seus dados pessoais durante a vigência da relação contratual.
d) Relativamente aos dados recolhidos no processo de recrutamento, durante o prazo máximo de 1 ano a contar do encerramento do processo.
e) O período de tempo previsto na legislação aplicável.
f) Até que o propósito específico aplicável a determinados dados deixe de existir.
Em qualquer uma das referidas situações, caso exista processo judicial ou contraordenacional pendente, os dados serão conservados ainda durante o período de duração do processo e até seis meses após o trânsito em julgado de decisão que venha a ser proferida.
Podemos reter ainda alguns dos seus Dados Pessoais na medida em que seja necessário para cumprirmos as nossas obrigações legais, bem como para gerir ou fazer valer os nossos direitos, designadamente através do recurso à via judicial.
Findos os prazos de conservação acima referidos, os Dados Pessoais serão eliminados e/ou apagados de forma segura.
Garantias
O titular dos dados garante que os Dados Pessoais comunicados à ActiveSource são certos e exatos e compromete-se a notificar qualquer alteração ou modificação aos mesmos e assume responsabilidade exclusiva pelas perdas e danos causados pela comunicação errónea, inexata ou incompleta dos dados.